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董監事QA小教室7-內部稽核主管是否應列席董事會?

董監事問

上市(櫃)公司召開臨時性或定期性董事會,內部稽核主管是否皆應列席?若因故無法列席該如何處理?又列席報告項目為何?

投保中心表示

一、為強化董事及監察人對內部稽核作業之指導與監督機制,根據公開發行公司建立內部控制制度處理準則第16條規定:「公開發行公司內部稽核人員應秉持超然獨立之精神,以客觀公正之立場,確實執行其職務,並盡專業上應有之注意,除定期向各監察人報告稽核業務外,稽核主管並應列席董事會報告。」,由此可知,稽核主管應列席例行性董事會,而就公司法第204條第3項規定的緊急召集的臨時董事會,參照金管會發布的公開發行公司建立內部控制制度處理準則問答集,可以由公司董事會依需要自行決定是否通知內部稽核主管列席報告。

二、參照前揭問答集,此處所稱內部稽核主管,無論公司定義的主管職稱為何,應該是實際上綜理稽核部門的最高主管。如果該名最高主管無法列席,則依公司相關職務授權及代理人辦法辦理,其報告事項,由公司董事會依管理需要自行斟酌。

三、綜上,上市(櫃)公司召開定期性董事會,實際綜理稽核業務的最高主管依法應列席向董事會報告,至於緊急召集的臨時董事會則由董事會自行決定是否通知該主管。如果該主管無法列席,由該主管的職務代理人列席報告,其報告內容由董事會決定。

(參考公司治理問答集─董事會議事辦法篇、公開發行公司建立內部控制制度處理準則問答集)